15 Dicas de como gerenciar melhor o seu tempo

 

Através de pequenas atitudes diárias é possível aumentar muito a produtividade no trabalho:

 

 

1. Limpe sua mesa e planeje as atividades do próximo dia.

 

2. Determine o tempo a ser dispendido em cada atividade, incluindo as pendências não resolvidas no mesmo dia. Depois de elaborar toda a lista, determine os itens de prioridade e comece por eles.

 

3. Assegure-se de que você dimensionou o tempo de forma correta para cada tarefa ser completada, incluindo o tempo gasto com imprevistos e interrupções que possam acontecer.

 

4. Faça primeiro os trabalhos mais difíceis, enquanto você está mais disposto. Deixe por último, as tarefas menores, já que estará mais cansado ao final do dia.

 

5. Estabeleça prazos finais para todas as tarefas e sinalize-as quando tiver terminado cada uma delas. Não prorrogue prazos de tarefas importantes, pois elas não serão menos árduas por isso.

 

6. Lembre-se de anotar horas e prazos específicos para tarefas de rotina como ler e responder e-mails, enviar fax, conversar com a equipe, atualizar relatórios etc.

 

7. Tente estabelecer horários em que você não permite ser perturbado, a não ser em caso de verdadeiras emergências.

 

8. Planeje suas ligações telefônicas. Faça um esboço do que precisa dizer e do que precisa saber. Caso seja necessário fazer várias ligações, tente fazer todas no mesmo intervalo de tempo pré-determinado para esta atividade.

 

9. Quando começar a fazer um trabalho, termine-o. Se deixar para depois, corre o risco de perder muito tempo para retomá-lo.

 

10. Planeje pequenos intervalos de descanso no período que costuma se sentir menos produtivo.

 

11. Reserve algum tempo para discutir problemas de rotina com colegas. Assim evita que sejainterrompido a todo momento.

 

12. Aprenda a dizer não. Pergunte a você mesmo: eu sou a pessoa certa para essa tarefa?

 

13. Monitore como usa o seu tempo e mude conscientemente seu comportamento.

 

14. Stress e fadiga raramente são causadas pelas atividades realizadas. Geralmente são conseqüência daquilo que deixamos de fazer.

 

15. Adquira o hábito de terminar tudo que planejou naquele dia antes de ir embora para casa.Veja como é possível aumentar a sua produtividade no trabalho e diminuir o stress.

 

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Aprenda a dizer não!

Sabe quando você diz "sim" mesmo não podendo? Seja por falta de tempo, ou de vontade? Quando queremos atingir expectativas no trabalho, ou não magoar um amigo? Não queremos decepcionar as pessoas, isso é muito comum. No entanto, esses "sims" podem acabar custando! Veja as dicas de Christian Barbosa, Senhor do Tempo da Voce S.A, para ajudar você a dizer "não":

1) Nunca se acanhe em dizer não. Você não precisa ser bonzinho para os outros nem parecer sempre disponível. Na verdade, todo mundo tem problemas em dizer não. A capacidade de dizer essa palavra costuma ser vista com admiração inclusive pela pessoa que a ouve. Ela, na verdade, gostaria de ter a mesma disciplina.

2) Não adie: vá direto ao ponto. Pode doer, mas é melhor. Atrasar a comunicação do não quando a decisão já está tomada apenas prolonga o sofrimento. Um não bem dito logo no início do processo pode poupar muitos aborrecimentos (e dores!).

3) Evite inventar desculpas ou dizer mentiras na hora de dizer o não. Se tiver uma justificativa fundamentada em fatos, você deve utilizá-la, com certeza. Mas lembre-se de que você não deve aos outros explicações nem precisa se desculpar por suas escolhas. Você está no comando! Forneça uma resposta amigável, com sorriso. E evite entrar em um debate ou discussão sobre as razões de sua decisão.

4) Use o corpo para dizer não. Quando a pessoa estiver fazendo aquele convite que você não pretende aceitar, comece a torcer o nariz, contorcer a boca e franzir a testa de forma discreta antes que ela termine de falar. Esses movimentos já dão a entender para o seu interlocutor que você não está de acordo com a proposta. Isso tornará o “não” uma palavra natural e até mesmo esperada.

5) Faça um acordo mental com você. A partir do momento que você decidiu que não quer algo, prometa para você mesmo que manterá essa posição. Essa pequena atitude reafirma para você mesmo a importância da sua resposta e evita os conflitos internos.

6) E se o não tiver de ser dito ao seu superior? A melhor forma, nesse caso, é mostrar para ele sua lista de prioridades profissionais e deixar que ele resolva o que mais é importante. Se o que ele estiver propondo for algo pessoal (um convite para uma festa, para uma happy hour ou, em casos mais extremos, até mesmo uma insinuação ou uma cantada) você terá de avaliar a situação. E dizer seu não da forma mais direta possível.

Fonte: http://vocesa.abril.com.br/blog/senhor-do-seu-tempo/2011/11/01/6-formas-de-ajudar-voc-a-dizer-no/

Cinco jeitos de economizar tempo gastando tempo!

Algumas vezes acreditamos não ter tempo e acabamos fazendo coisas que em longo prazo nos fazem perder tempo. Então separamos algumas dicas SMART que a princípio vão custar um pouco do seu tempo, mas depois irão otimizar vários momentos da sua vida!

1.Aprenda uma nova habilidade Sabe aquela tarefa do dia-a-dia que te faz perder um tempão? Considere fazer um treinamento! Isso pode salvar tempo no futuro. Por exemplo, se você tem um blog e não entende nada de gerenciamento de conteúdo, provavelmente está fazendo as coisas da forma mais difícil.

2. Construa um sistema Algumas vezes muito do nosso tempo é desperdiçado em repetir passos. Se você responde o mesmo tipo de email várias vezes por dia, é legal ter uma resposta automática salva. Se você está fazendo manualmente coisas que poderiam ser feitas de forma automática, gaste um pouco de tempo e construa o seu sistema!

3. Escolha uma "pessoa âncora" Quando tem muitas pessoas na cozinha, se perde muito tempo evitando tropeçar em outras pessoas. Se existem muitos departamentos e pessoas envolvidos em um projeto, decida antes o que precisa ser aprovado e o que pode ser deixado a encargo da "pessoa âncora". Muito tempo é perdido esperando por aprovações que não precisam de tanta atenção.

4. Estabeleça uma rotina Não perca tempo pensando em tarefas que você faz todos os dias. Criar um bom passo a passo pode custar tempo, mas é muito bom em tarefas com muitas etapas detalhadas e sujeitas a erros.Assim você evita corrigir os mesmos erros várias vezes. Deixe o passo a passo em um local próximo onde você não o esqueça e não tenha preguiça de pegar. Isso vai ser útil na hora de passar essa tarefa para outra pessoa.

5. Marque uma data para a decisão Não é esperto tomar decisões apressadamente. Mas também não é bom perder um tempão. Se você já tem todas as informações que precisa, se permita gastar tempo pensando no assunto. Mas ficar esperando que uma inspiração divina apareça não é uma boa tática. Você vai acabar apenas revisando o que já viu um monte de vezes. Decida uma data para tomar a decisão e vá para frente!

Fonte: http://www.wisebread.com/10-ways-to-save-time-by-spending-time